Una pyme que tenga previsto cambiar su programa de gestión durante los próximos meses tiene una decisión más compleja que hace unos años. Ya no basta con comprobar si puede crear presupuestos, emitir facturas o llevar una relación de clientes. Verifactu, la factura electrónica y la necesidad de conectar contabilidad, almacén, nóminas y ventas obligan a mirar el software como una parte central de la organización.
La elección es especialmente relevante cuando la empresa ha ido incorporando programas a medida que aparecían nuevas necesidades. Un software para facturar, otro para las nóminas, una aplicación para el stock y varias hojas de cálculo pueden funcionar durante un tiempo, pero también dificultan saber qué pedidos están pendientes, cuánto queda por cobrar o qué mercancía está realmente disponible.
Un ERP para pymes y empresas intenta organizar esas operaciones. Puede incorporar varias funciones dentro de la misma aplicación o comunicarse con programas especializados. Lo importante es que los procesos relacionados puedan compartir información y que el negocio no dependa de reconstruir continuamente una misma operación en distintas herramientas.
Verifactu: 2027 marca el calendario de adaptación
Una de las primeras preguntas es cuándo entra en vigor verifactu. Las empresas deberán utilizar sistemas de facturación adaptados a partir del 1 de enero de 2027, mientras que para los autónomos la fecha es el 1 de julio de 2027.
Verifactu busca garantizar la integridad, conservación y trazabilidad de los registros de facturación. El sistema debe conservar constancia de las operaciones y de sus modificaciones, además de incorporar los elementos técnicos correspondientes, como el código QR previsto en las facturas.
Factura electrónica: una obligación diferente
La factura electrónica para pymes debe analizarse por separado. Verifactu regula principalmente el funcionamiento de los sistemas informáticos de facturación y la trazabilidad de sus registros. La factura electrónica está relacionada con la generación, envío y recepción electrónica de las facturas en las operaciones entre empresas y profesionales. La factura electrónica B2B exige trabajar con información estructurada y con los procedimientos que establezca la normativa aplicable.
Para una pyme, esto tiene consecuencias prácticas. El programa deberá poder recibir facturas de proveedores, relacionarlas con las operaciones correspondientes y trasladar sus datos a contabilidad. Del mismo modo, las facturas emitidas tendrán que integrarse con ventas, cobros y clientes.
Por eso, Verifactu y factura electrónica deberían revisarse conjuntamente al escoger un nuevo ERP, aunque sean obligaciones diferentes.
Qué debe resolver un ERP
El ERP adecuado depende mucho más de cómo trabaja la empresa que de su número de empleados.
Una pequeña consultora puede necesitar clientes, presupuestos, proyectos, facturas, gastos y control de cobros. En ese escenario, la sencillez puede ser más valiosa que disponer de un amplio catálogo de módulos.
Cuando la empresa tiene almacén
La gestión de existencias cambia considerablemente la elección. Una tienda o pequeño distribuidor puede gestionar el inventario desde el propio ERP. Sin embargo, una compañía con distintos almacenes, muchas referencias o procesos logísticos más desarrollados puede necesitar una aplicación especializada. No es imprescindible que todo esté dentro del mismo programa. Sí debe comprobarse cómo se comunican ambos sistemas.
El escenario de una asesoría
Las asesorías tienen otra prioridad: procesar información procedente de muchos clientes.
Un despacho puede recibir facturas emitidas desde programas diferentes, documentación laboral, movimientos contables y datos fiscales. La elección del software debería valorar cuánto de ese contenido puede incorporarse directamente y cuánto necesita introducir manualmente el equipo.
Nóminas: especialización antes que acumulación de módulos
La gestión de nóminas tiene necesidades específicas. Si el software laboral existente funciona correctamente, puede mantenerse y conectarse con contabilidad. La pregunta útil es qué ocurre después de calcular las nóminas. Si administración tiene que volver a introducir manualmente los importes correspondientes en otro sistema, existe un proceso que merece revisión. Una integración adecuada puede permitir que la información económica llegue al área contable manteniendo el programa especializado para la gestión laboral.
Criterios para elegir un ERP
Antes de contratar una solución conviene comparar algo más que precio y número de funciones:
- Adaptación normativa: cómo gestiona Verifactu y cómo se prepara para factura electrónica.
- Migración: qué clientes, productos, facturas e históricos pueden trasladarse desde el sistema actual.
- Compatibilidad: conexión con nóminas, almacén, bancos, comercio electrónico o CRM.
- Escalabilidad: posibilidad de añadir usuarios, almacenes o funciones cuando aumente la actividad.
El soporte también merece atención. Una pyme suele disponer de menos recursos internos para resolver incidencias técnicas, de modo que resulta importante saber quién atenderá los problemas y qué servicios están incluidos.
Decisiones que pueden salir caras
Elegir un ERP por la cantidad de funciones puede llevar a pagar por módulos que apenas se utilizan.
También puede resultar problemático trasladar todos los procedimientos actuales al nuevo software sin analizar si siguen teniendo sentido. Digitalizar una tarea duplicada no elimina la duplicidad.
Por último, la migración es otro punto delicado. Si la base de datos actual contiene clientes repetidos, referencias antiguas o información incompleta, conviene revisarla antes de trasladarla.
Fuente: envato.com